Yazar: optikya

Bir optik mağazasında aynı modelin onlarca renk ve ölçü seçeneği olabilir. Bunlara güneş gözlükleri, camlar, kontakt lensler ve aksesuarlar eklendiğinde stok takibi kolayca kontrolden çıkar. İşte düzenli bir stok için pratik öneriler.

Varyantları doğru kurgulayın

Her renk ve ölçü için ayrı ürün açmak yerine tek ürün altında varyantlar tanımlayın. Böylece raporlarda modelin toplam performansını, stokta ise her varyantın adedini ayrı ayrı görürsünüz.

Barkodu standart hale getirin

Barkodla arama, satış ve sayım işlemlerini hızlandırır. Barkodsuz ürünler için kendi kodlama düzeninizi belirleyin.

Mağaza bazlı stok ve transfer

Birden fazla mağazanız varsa stoğu mağaza bazında tutun. Bir mağazada olmayan ürünü diğerinden transfer edin ve bunu kayıt altına alın; “ürün nerede?” sorusu ortadan kalkar.

Mal kabul ve tedarikçi siparişleri

Tedarikçiye verdiğiniz siparişi ve gelen ürünün mal kabulünü sisteme işleyin. Hangi ürünü hangi tedarikçiden, hangi fiyata aldığınızı tedarik geçmişinden izleyebilirsiniz.

Fazla stoğu değerlendirin

Uzun süredir satılmayan ürünleri pazaryerinde diğer optik mağazalarına sunmak, sermayenin rafta beklemesini önler.

Optikya ile stok

Optikya; varyantlı ürün kartları, merkezi ürün kataloğu, toplu içe aktarma, mağaza bazlı stok, transfer, mal kabul ve tedarikçi siparişlerini tek panelde sunar. Ürünlerinizi tek tıkla Optikya Pazaryeri’nde listeleyebilirsiniz.

Optik mağazaları, perakendenin en özel alanlarından birinde çalışır: Satılan ürün çoğu zaman bir sağlık ürünüdür, her sipariş bir reçeteye dayanır ve müşteriyle ilişki yıllarca sürer. Bu yüzden genel amaçlı bir CRM ya da basit bir stok programı çoğu zaman yetersiz kalır. Yazılım seçerken aşağıdaki yedi noktayı kontrol edin.

1. Reçete değerleri siparişin parçası mı?

Uzak, yakın ve sürekli kullanım için sağ ve sol göz SPH, CYL ve AX değerleri siparişle birlikte saklanmalıdır. Reçete ayrı bir dosyada ya da kâğıtta kalıyorsa, bir sonraki ziyarette geçmiş değerlere ulaşmak zorlaşır.

2. Cam ve lens özellikleri tanımlanabiliyor mu?

İnceltme, kaplama, renk, kırılma indisi gibi cam nitelikleri siparişte seçilebilmeli ve raporlanabilmelidir.

3. Teknik servis süreci var mı?

Tamir ve değişim işleri için servis kaydı, adım adım süreç takibi ve teslim süresi uyarısı müşteri memnuniyetini doğrudan etkiler.

4. Mağaza bazlı stok ve transfer

Birden fazla mağazanız varsa her mağazanın stoğu ayrı izlenmeli, mağazalar arası transfer kayıt altına alınmalıdır.

5. SGK Medula ve ÜTS entegrasyonu

E-Reçete, e-Rapor ve ÜTS bildirimlerini ayrı ekranlarda yapmak hem zaman kaybettirir hem de hata riskini artırır. Entegre bir yazılım bu işlemleri müşteri ve sipariş kaydıyla birlikte yürütür.

6. İzinli iletişim: SMS ve İYS

Hazır sipariş bildirimi, doğum günü kutlaması veya kampanya duyurusu gönderecekseniz İYS onaylarının kayıtlı olması yasal bir zorunluluktur.

7. Yetkilendirme ve kayıt

Personelin hangi modüle erişebileceğini belirleyebilmeli, yapılan işlemleri denetim kayıtlarından izleyebilmelisiniz.

Sonuç

Optikya bu yedi maddenin tamamını tek panelde sunan, optik mağazalarına özel bir CRM’dir. Üstelik pazaryeri ile diğer optik mağazalarıyla ürün alışverişi yapmanıza da olanak tanır.

SGK anlaşmalı optik mağazaları, gözlük ve lens satışlarında Medula sistemini kullanarak reçete ve rapor işlemlerini yürütür. Bu yazıda sürecin genel adımlarını ve gündelik işleri kolaylaştıracak ipuçlarını derledik. Güncel mevzuat ve tutarlar için her zaman SGK’nın resmi duyurularını esas alın.

Sürecin genel adımları

• Hak sahipliğinin sorgulanması
• E-reçetenin veya e-raporun sorgulanması
• Reçete bilgilerinin girilmesi ve kaydedilmesi
• Gerekiyorsa iptal veya kesinti işlemleri

Sık yapılan hatalar

Hak sahipliğini sorgulamadan işleme başlamak, müşteri bilgilerini farklı sistemlere tekrar tekrar yazmak ve eski reçetelere ulaşamamak en sık karşılaşılan sorunlardır. Bilgilerin bir kez girilip her yerde kullanılması hata oranını belirgin şekilde düşürür.

Tesis bilgileri ve test ortamı

Medula entegrasyonu için SGK’nın verdiği tesis kodu, kullanıcı adı ve şifre gerekir. Yeni bir entegrasyonu önce test ortamında denemek, canlı veriye dokunmadan bağlantının doğrulanmasını sağlar.

Optikya ile Medula

Optikya’da Medula bölümü; e-reçete girişi, e-rapor sorgulama, hak sahibi sorgulama, eski reçeteler ve iptal/kesinti ekranlarını içerir. Tesis şifreniz şifrelenmiş olarak saklanır ve hiçbir ekranda geri gösterilmez. Bağlantı önce test ortamında doğrulanır, ardından canlıya alınır.

Ürün Takip Sistemi (ÜTS), TİTCK tarafından yürütülen ve tıbbi cihazların üreticiden son kullanıcıya kadar izlenmesini sağlayan sistemdir. Kontakt lens ve gözlük camı gibi ürünler satan optik mağazaları da ÜTS süreçlerinin bir parçasıdır. Kapsam ve yükümlülükler için TİTCK’nın güncel duyurularını takip edin.

Kabul işlemleri

Tedarikçinizden gelen ürünlerin ÜTS’de mağazanıza verilmesiyle ürünler “kabul bekleyenler” listesine düşer. Bu ürünleri zamanında kabul etmek, stoğunuzun ÜTS’deki kaydıyla uyumlu kalmasını sağlar.

Verme bildirimi

Ürünü son kullanıcıya teslim ettiğinizde verme bildirimi yapılır. Bildirimin satışla aynı anda yapılması, unutulan kayıtların önüne geçer.

Stok sorgulama

ÜTS’deki stoğunuzu düzenli sorgulayıp kendi stok kayıtlarınızla karşılaştırmak, olası uyumsuzlukları erken fark etmenizi sağlar.

Optikya ile ÜTS

Optikya’nın ÜTS bölümünde verme bildirimi, kabul bekleyenler ve ÜTS stok sorgulama ekranları bulunur. Kurum numaranız ve ÜTS web arayüzünden e-imza ile ürettiğiniz sistem token’ı şifrelenmiş olarak saklanır; entegrasyon varsayılan olarak test ortamında başlar.